Meer bestellingen via bol.com zijn goed nieuws. Toch heeft groei ook een minder aantrekkelijk gevolg: iedere extra verkoop zorgt voor extra administratie. Bestellingen, facturen, retouren, btw en verkoopkosten moeten allemaal correct worden verwerkt. Wie deze werkzaamheden vanaf de eerste order volledig handmatig uitvoert, kan daardoor op een punt komen waarop administratie een steeds groter deel van de werkweek inneemt. Dat hoeft niet. Door processen vroeg slim in te richten, kan je ordervolume groeien zonder dat het administratieve werk in hetzelfde tempo toeneemt.
Breng terugkerende werkzaamheden in kaart
De eerste stap is kijken naar werkzaamheden die je telkens opnieuw uitvoert.
Denk aan het aanmaken van facturen, beantwoorden van factuuraanvragen, verwerken van verkoopgegevens en controleren van retouren. Eén handeling kost misschien maar enkele minuten. Vermenigvuldig diezelfde handeling met honderden orders en het wordt een serieus tijdsblok.
Juist repetitief werk is vaak geschikt voor automatisering.
Met een tool als Bolmate kunnen bol.com-verkopers verschillende processen rondom hun verkopen automatiseren en tegelijkertijd meer overzicht houden over hun resultaten.
Zorg dat facturatie geen losse taak blijft
Facturatie is een goed voorbeeld van een proces dat vaak onnodig handmatig blijft.
Wanneer je voor iedere bestelling opnieuw gegevens moet overnemen en een factuur moet maken, groeit het werk rechtstreeks mee met het aantal verkopen. Bovendien ontstaat er meer ruimte voor menselijke fouten.
Door btw-facturen voor bol.com automatisch te verwerken, maak je van facturatie een vast onderdeel van je verkoopproces. Je hoeft dan niet iedere order afzonderlijk langs te lopen.
Dat scheelt vooral veel tijd wanneer je dagelijks meerdere bestellingen verwerkt.
Vergeet retouren en kosten niet
Een goede administratie bestaat uiteraard uit meer dan alleen facturen.
Ook retouren hebben invloed op je omzet en btw. Daarnaast krijg je als verkoper te maken met kosten die samenhangen met verkopen via bol.com. Voor een betrouwbaar beeld van je resultaten moeten deze bedragen op de juiste plek in je administratie terechtkomen.
Het is daarom verstandig om je verkoopaccount niet alleen te beoordelen op omzet. Uiteindelijk wil je weten hoeveel marge er na inkoop, platformkosten, verzending, retouren en andere uitgaven werkelijk overblijft.
Automatiseer voordat het noodzakelijk wordt
Administratieve automatisering wordt vaak pas interessant gevonden wanneer het handmatige werk echt uit de hand loopt. Eigenlijk ben je dan al te laat.
Een ondernemer met twintig orders per maand kan processen veel rustiger inrichten dan iemand die onverwacht honderden bestellingen moet verwerken.
Door vroeg te bepalen welke taken automatisch kunnen verlopen, leg je een betere basis voor groei. Nieuwe orders leveren dan vooral meer omzet op, in plaats van evenredig meer administratief werk.
Dat maakt automatisering uiteindelijk niet alleen een manier om tijd te besparen. Het zorgt er vooral voor dat je onderneming schaalbaarder wordt en dat je zelf meer tijd kunt besteden aan de activiteiten waarmee je daadwerkelijk groeit.