Iedere ondernemer kent het: het eindeloze invoeren van facturen, het handmatig controleren van btw-nummers, het overzetten van gegevens tussen boekhoudprogramma en bankafschriften. De financiële administratie is voor veel bedrijven een tijdrovend proces dat maandelijks terugkomt, en waar relatief weinig aan veranderd is in de afgelopen tien jaar.
Toch hoeft dat niet zo te zijn. Steeds meer ondernemers ontdekken dat een groot deel van hun administratieve werkzaamheden geautomatiseerd kan worden, zonder dat ze hun huidige software hoeven te vervangen.
Het probleem met handmatig werken
De financiële administratie bestaat voor een groot deel uit repetitieve handelingen. Facturen binnenkrijgen, inboeken, controleren, betalen. Onkostendeclaraties verwerken. Btw-aangiftes voorbereiden. Bankafschriften matchen met openstaande posten.
Elk van deze stappen is op zich niet ingewikkeld, maar ze kosten wel tijd. En waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Een verkeerd bedrag, een factuur die dubbel wordt ingeboekt, een btw-code die niet klopt. Fouten die pas weken later boven water komen als de boekhouder ze signaleert.
Voor zzp’ers en kleine bedrijven is de administratie vaak een avondklusje dat er steeds bij inschiet. Voor grotere organisaties is het een proces waar een of meer medewerkers fulltime mee bezig zijn.
Wat kan er geautomatiseerd worden?
Meer dan de meeste ondernemers denken.
Factuurverwerking. Software-robots kunnen inkomende facturen uit e-mails en leveranciersportalen ophalen, de gegevens herkennen en automatisch inboeken in het boekhoudpakket. Dat werkt ook bij facturen met verschillende indelingen, dankzij AI-technologie die documenten kan lezen en interpreteren.
Btw-controles. Het controleren van btw-nummers via het VIES-systeem van de Europese Commissie is een handeling die zich perfect leent voor automatisering. Een robot controleert in bulk, signaleert afwijkingen en rapporteert.
Bankafschrift-matching. Het koppelen van binnenkomende betalingen aan openstaande facturen is een tijdrovende klus die grotendeels op basis van vaste regels werkt. Automatisering kan het overgrote deel van de matches direct verwerken en alleen de twijfelgevallen voorleggen aan een medewerker.
Rapportages. Maand- en kwartaalrapportages die handmatig worden samengesteld uit meerdere bronnen, kunnen automatisch worden gegenereerd. Altijd actueel, altijd in hetzelfde format, zonder kopieerfouten.
Hoe werkt het in de praktijk?
Het mooie van moderne automatiseringstools is dat ze bovenop je bestaande systemen werken. Je hoeft niet over te stappen naar een ander boekhoudpakket of een nieuw ERP-systeem te implementeren. Bij VionA in Rotterdam helpen ze bedrijven om precies die vertaalslag te maken: bestaande processen analyseren en de juiste automatisering erop zetten.
De aanpak is doorgaans pragmatisch: begin met het proces dat de meeste tijd kost of de meeste fouten oplevert, automatiseer dat, en bouw van daaruit verder.
De investering
Een veelgehoorde zorg is dat automatisering duur is. Voor grote ERP-implementaties klopt dat, maar voor gerichte procesautomatisering liggen de kosten een stuk lager. Een eerste automatisering kan al binnen enkele weken operationeel zijn, met een investering die zich vaak binnen een paar maanden terugverdient.
Reken het simpel uit: als een medewerker wekelijks acht uur besteedt aan factuurverwerking en een robot dat in één uur doet, bespaar je zeven uur per week. Op jaarbasis is dat meer dan 350 uur.
De eerste stap
Automatisering van de financiële administratie hoeft geen groot project te zijn. Begin met het in kaart brengen van je meest repetitieve processen. Een automation consultant kan helpen om te bepalen welke processen als eerste in aanmerking komen en hoe de implementatie eruitziet.
De antwoorden op die vragen wijzen doorgaans vanzelf naar de processen die het snelst resultaat opleveren.